Access và Excel? dùng cho việc gì là phù hợp

Không dễ học như Excel. Phải biết cách thiết kế cơ sở dữ liệu hiệu quả để đảm bảo được chất lượng của dữ liệu. Nếu cấu trúc của cơ sở dữ liệu không được thiết kế tốt thì về sau muốn thay đổi sẽ rất khó và tốn kém. Hình dưới đây là ví dụ của việc tạo mối quan hệ (relationships) cho các bảng (tables) trong cơ sở dữ liệu.
excel-8morning
Bạn nghe nói Excel là một trong những kĩ năng quan trọng nhất khi đi xin việc liên quan tới kế toán tài chính đúng không nào? Đúng vậy, Excel là một công cụ rất quan trọng, hay có thể nói là thiết yếu, mà rất nhiều công ty từ nhỏ tới lớn dùng để lưu trữ và xử lý thông tin, tạo báo cáo hàng tháng. Nhưng khi bạn cài Microsoft Office, bạn có để ý là mình còn Access? Mở lên bạn cũng thấy Access có hàng và cột y hệt Excel, cũng đánh số đánh chữ vô được luôn. Ơ, thế thì sao không dùng Access thay thế cho Excel luôn nhỉ? Bài sau đây mình sẽ chỉ ra cho các bạn những điểm giống và khác của .

accessexcel-8morning
Bản chất:

Access là cơ sở dữ liệu (database), còn Excel là bảng tính (spreadsheet).

Cơ sở dữ liệu là một tập hợp thông tin được liên kết với nhau theo một cấu trúc nhất định.
Bảng tính là một bảng lưu trữ thông tin dưới dạng hàng và cột.

Excel:
Ưu điểm:

Với Excel, rất dễ dàng để lưu trữ thông tin, xử lý thông tin đó bằng cách dùng các công thức (formulas) và các hàm (functions) từ đơn giản tới phức tạp của Excel.
Với những ai làm báo cáo để nộp sếp hay phân tích thông tin để đưa ra chiến lược thì chắc chắn sẽ thấy quen thuộc với các chức năng có sẵn như sắp xếp và lọc thông tin (sorting and filtering), vẽ biểu đồ (charts and graphs), và cả phân tích tình huống (what-if analysis).
Với những bảng dữ liệu phức tạp có cả trăm cột chi chít số, thì Excel sẽ hỗ trợ bạn tóm tắt. Đơn cử là chức năng Pivot Table. Bạn muốn xem dữ liệu từ góc độ nào, hay không muốn xem cột nào thì đều hoàn toàn có thể điều chỉnh. Đây là một trong những chức năng quan trọng của Excel mà được sử dụng rất nhiều trong phân tích.
Có thể được sử dụng cả trên điện thoại và tablets chỉ cần bạn có cài ứng dụng Excel trên máy.
Quan trọng nhất là Excel dễ học, không cần phải là chuyên viên máy tính hay gì cao siêu, giao diện thì đơn giản dạng WYSIWYG (What you see is what you get – giao diện tương tác tức thì).

excel-8morning
Nhược điểm:

Khó để duy trì sự đồng nhất dữ liệu (data consistency). Nếu bạn muốn thêm hoặc bớt dữ liệu, các công thức (formulas) hay dữ liệu nào có liên quan cũng phải được bạn đồng loạt thay đổi theo. Nếu bạn có sai sót trong việc thay đổi, thì thông tin của bạn sẽ bị sai, ảnh hưởng đến cả các báo cáo sau này. Ví dụ, khi bạn xóa dữ liệu thì hay bị lỗi #REF! do mất tham chiếu (reference).
Khó mở rộng. Nếu bạn mở rộng bảng tính, lưu thêm nhiều sheets hơn hay nhiều thông tin hơn, thì trên Excel sẽ xử lý rất chậm, có khi 5 phút cho một công thức (nếu bạn có hàng trăm records, thường hay gặp trong việc xử lý số liệu tài chính của các công ty), hoặc tệ hơn là treo máy.

Access:
Ưu điểm:

Dễ dàng mở rộng dữ liệu. Bạn có thể thoải mái thêm dữ liệu mới vô hay xóa dữ liệu cũ mà không lo các báo cáo (reports) sau này bị ảnh hưởng. Lý do là vì tuy cơ sở dữ liệu cũng lưu dữ liệu theo dạng cột và hàng giống như bảng tính, nhưng cơ sở dữ liệu chỉ lưu dữ liệu thô (raw data), nghĩa là chúng ta không sắp xếp hay format thông tin trong cơ sở dữ liệu. Chúng ta muốn format dữ liệu như thế nào thì tất cả sẽ được thực hiện ở bước tạo báo cáo.
Dễ duy trì đồng nhất dữ liệu. Dữ liệu sẽ được lưu ở một nơi, nhưng có thể sử dụng nó ở nhiều nơi khác nhau. Ví dụ, cơ sở dữ liệu lưu Tên Phụ Huynh, Tên Học Sinh ở một nơi, và Tên Học Sinh, Điểm Số ở một nơi khác. Khi giáo viên thấy học sinh A có điểm thấp, thì có thể dễ dàng tham chiếu tên học sinh với tên phụ huynh và truy xuất báo cáo gửi cho phụ huynh của học sinh đó. Điều này cũng dễ dàng cho việc thay đổi dữ liệu. Giả sử tên phụ huynh của học sinh A có thay đổi, thì khi làm báo cáo cho học sinh A đó sẽ tự động thay đổi theo, không lo bất đồng dữ liệu.
Dễ xóa dữ liệu mà không lo bị lỗi như #REF! bên Excel
Có thể quản lý được một lượng data lớn

access-8morning-768x429
Nhược điểm:

Không dễ học như Excel. Phải biết cách thiết kế cơ sở dữ liệu hiệu quả để đảm bảo được chất lượng của dữ liệu. Nếu cấu trúc của cơ sở dữ liệu không được thiết kế tốt thì về sau muốn thay đổi sẽ rất khó và tốn kém. Hình dưới đây là ví dụ của việc tạo mối quan hệ (relationships) cho các bảng (tables) trong cơ sở dữ liệu.
Giao diện không đơn giản như của Excel (intuitive interface).

Khi nào dùng Excel, khi nào dùng Access?
Dùng Excel khi:

Dữ liệu tầm trung trở xuống, đơn giản, không thay đổi thường xuyên
Cần vẽ biểu đồ nhiều
Cần phân tích chuyên sâu như Forecast Sheets hay What-If Analysis

Dùng Access khi:

Dữ liệu cỡ lớn, phức tạp, hay thay đổi
Sử dụng cho lâu dài, sau này nếu cần sẽ phải nâng cấp, mở rộng dữ liệu
Có khả năng thiết kế một cấu trúc cơ sở dữ liệu hiệu quả

Cùng Danh Mục:

Liên Quan Khác

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *